Qu’il s’agisse d’accomplir seul ou en équipe, l’organisation et la planification sont deux étapes importantes avant d’entamer un projet. Dans la plupart des projets dont j’ai eu la charge pour des clients, ces étapes étaient perçues comme des objectifs à atteindre, un cadre immuable à respecter sans quoi il n’était plus possible de produire quoi que ce soit. En d’autres termes, il s’agissait de contraintes et non d’outils. Dès lors, peut-on planifier et anticiper les étapes d’un projet de façon aussi certaine ?
La réponse est non, bien évidemment.
Gantt, un vrai poids lourd
Lorsqu’il s’agit de planification, beaucoup pensent immédiatement à Gantt. Plus précisément au diagramme de Gantt. Un outil théorique fort utile mais parfaitement hors sujet en conditions réelles. Ce genre de diagramme rassure généralement mes clients qui en retirent un sentiment de clarté, de rigueur et la satisfaction que tout soit écrit et prévu en amont. Si vous n’avez jamais vu de Gantt, voici un exemple.
Vous ne voyez rien ? Tout est trop petit et dense ? Rassurez-vous, même avec une image plus grande, cela n’y changerait rien. Comprenez que tout planifier n’est pas possible, mais ça vous le savait sûrement déjà. Dès lors, comment anticiper un maximum de scénarios ? Tout simplement en éclatant les tâches en sous-tâches jusqu’à ce que le tout devienne parfaitement illisible.
La limite du diagramme de Gant, c’est son incapacité à présenter de l’information pertinente sur un sujet précis. En d’autres termes, toutes les tâches et les temps sont solidaires les uns aux autres. Retirez une tâche et il vous manque une partie du plan, le reste n’a donc plus de sens. Un retard, un changement de priorité et c’est tout le plan qu’il faut revoir la plupart du temps. Vous l’aurez compris, je ne suis pas un fan de Gantt, qui n’est pas des plus agiles.
Gagner en agilité
Comment gérer le travail plus efficacement alors ? La première étape, c’est d’accepter que tout ne peut pas être prévu en amont. Plus vous planifiez loin dans le temps, moins votre hypothèse a de chance de se réaliser. Une planification à 6 mois ou 1 an est un objectif, certainement pas une certitude. C’est ici que la planification commence : en définissant vos objectifs clairement. Résumez en quelques phrases simples vos objectifs principaux :
- Créer un prototype
- Obtenir un financement
- Apprendre à utiliser un outil
- Recruter un nouveau membre d’équipe
- Avoir 1000 abonnés sur les réseaux sociaux
Ces objectifs sont simples à comprendre et à partager, ils constituent la base de votre réflexion et sont indépendants les uns des autres. Si vous prenez du retard sur le recrutement d’un membre d’équipe, cela ne vous empêchera pas nécessairement d’avoir 1000 abonnés sur vos réseaux sociaux. En désolidarisant les objectifs, votre marge de manœuvre augmente. De cette façon, vous pouvez mieux gérer l’imprévu et les priorités de votre projet.
Affiner les objectifs
Naturellement, il est impossible de bâtir un projet en écrivant que l’on va construire un prototype ou obtenir un financement. Cela vous donne une direction à suivre mais pas d’action à entreprendre. En tenant compte de vos objectifs, vous pouvez maintenant affiner vos actions :
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Créer un prototype
- Lister les technologies pertinentes
- Créer un diagramme UML de l’architecture du programme
- Choisir une solution Cloud
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Obtenir un financement
- Candidater chez Réseau Entreprendre
- Candidater chez France Initiative
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Apprendre à utiliser un outil
- Consacrer 10 heures à l’apprentissage d’une fonctionnalité dans l’outil
- Prototyper un programme fonctionnel dans l’outil
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Recruter un nouveau membre d’équipe
- Rédiger une annonce d’emploi
- Poster une annonce d’emploi sur 5 médias différents
- Organiser 5 entretiens d’embauche
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Avoir 1000 abonnés sur les réseaux sociaux
- Choisir la ligne éditoriale de mes pages
- Consacrer 2 heures par semaine à mes pages sociales
- Financier une campagne sponsorisée sur mes 2 principaux réseaux sociaux
Les objectifs ont tous des actions associées. En principe, ces actions doivent vous rapprocher de l’accomplissement de vos objectifs. N’oubliez pas de définir des actions sans ambigüité afin de déterminer si oui ou non elles ont été accomplies. Par exemple, pour rédiger une synthèse :
- Avancer la rédaction de la synthèse
Ici, la perception de l’accomplissement est subjective. En partant du principe que rien n’a encore été écrit, le simple fait de créer un fichier et écrire le titre de votre synthèse dedans constitue une avancée, mineure, de la rédaction. Cette ambigüité aurait pu être évité en exprimant l’action différement :
- Rédiger l’introduction de la synthèse
Dans ce cas, les limites de l’action sont claires. Une fois la totalité de l’introduction de la synthèse rédigée, l’action sera accomplie. Que vous travailliez seul ou en équipe, la transparence des actions et des objectifs mène à une meilleure compréhension et donc à un rythme de productivité optimal. Passer du temps à comprendre un objectif ou une action, c’est en utiliser moins pour parvenir au résultat.
Définir des priorités pragmatiques
Vous êtes responsables de tout. Tant mieux ! Comment allez-vous définir ce qui est important et ce qui ne l’est pas. Là encore, à l’image de Gantt, la tentation est forte de se projeter très loin et de considérer son activité comme quelque chose d’important, de crucial même, et de très compliqué. La plupart du temps, les choses sont nettement plus simples. Il y a une situation de départ, un objectif, une réalisation et une situation d’arrivée. Plus il y a de temps entre le départ et l’arrivée, plus les objectifs et la réalisation risquent de subir les impondérables au fil du temps. Il vaut donc mieux planifier régulièrement, un peu, que beaucoup, rarement.
Ensuite, comment évaluer ce qui est important et ce qui l’est moins ? Intuitivement, ce qui vous semble important devrait être prioritaire. Peut-être que vous souhaitez développer votre image de marque, votre carnet de client ou même créer un produit rapidement. Toutes ces motivations sont bonnes, mais elles n’auront pas forcément toutes un impact positif au même moment. C’est là que la notion de valeur entre en jeu.
La valeur, notion clé de la planification
Les priorités devraient toujours être définies en fonction de la valeur qu’elles génèrent plutôt que de l’importance qu’elles occupent dans l’esprit du décisionnaire. Il y a donc un piège lorsque vous travaillez seul : supposer que ce qui est important pour vous sera aussi la clé du succès de votre projet. Dans ce cas spécifique, avoir d’autres avis est toujours un plus pour éviter de prendre des décisions que vous regretterez plus tard.
Ceux qui travaillent en équipe devraient compter sur l’intelligence collective. Chacun de nous perçoit ce qui est important ou attrayant d’une façon différente. Néanmoins, lorsqu’il s’agit de travail, nous nous accordons tous pour dire que les revenus, le bien être au travail, l’expertise d’une équipe ou des produits qu’elle conçoit sont la valeur de toute la société. Ces éléments sont donc à prendre en considération lorsque vous créez votre stratégie.
Imaginons une boite qui travaillerait sur une technologie. Elle n’est pas encore connue, son équipe vient d’être créée et personne n’a fondamentalement besoin d’elle. Elle dispose d’un budget et de temps pour travailler quelques mois sur un projet. De quoi cette boite a-t-elle besoin ? Qu’est-ce qui va lui donner de la valeur ?
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Trouver des clients ?
- Non, elle n’a rien à leur vendre si ce n’est des promesses
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Gagner de l’argent ?
- Oui, mais pour l’instant elle n’a rien à vendre pour l’instant
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Créer de la notoriété ?
- Pour quoi faire ? Elle n’a rien à vendre, une image de marque n’aurait pas d’utilité à ce stade
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Créer un produit ?
- Oui, mais dans quelles conditions ?
Cette dernière question est certainement la plus importante. Cette nouvelle boite va avoir besoin de liquidité rapidement. Elle doit donc créer un produit qui a de la valeur pour des clients. Ses priorités découlent naturellement de cette analyse :
- Comprendre les limites de ce qu’elle peut ou non faire
- Déterminer un problème à résoudre et proposer une solution théorique
- Vérifier la faisabilité de la solution avec un prototype
- Bâtir le produit
Chaque métier a ces contraintes et ces limites. En comprenant tôt ce qu’il est possible ou non d’accomplir avec les ressources à disposition, créer de la valeur devient un processus naturel. Repousser les limites est une stratégie, pas forcément payant au début néanmoins.
Une fois le prototype créé, il est plus facile de débloquer des financements et de trouver des clients. Attention néanmoins à ne pas perdre de vue ce qui crée de la valeur. Les clients et les financements à ce stade ne sont pas encore la valeur de l’entreprise, ce sont des opportunités. La valeur est toujours dans la capacité de la société à répondre à un problème avec une solution éprouvée. Ce n’est qu’avec un produit commercialisable que les clients deviendront une partie de la valeur de l’entreprise.
Le mot de la fin
J’espère que cet article vous aura permis de mieux cerner l’importance de la planification d’avant-projet afin de d’optimiser vos objectifs et vos actions en vue de créer de la valeur. Dans un prochain article, j’aborderai les outils consacrés au suivi des objectifs et des actions. Planifier n’est qu’une étape de projet et il faut ensuite ajuster les objectifs et les actions en fonctionnement de l’avancement du projet. Fort heureusement, des outils existent pour faciliter ce procédé et rester concentrer sur la création de valeur.